Ein Wohnungsübergabeprotokoll sollte eigentlich immer, sowohl beim Ein- wie auch beim Auszug, von Mieter und Vermieter angefertigt werden. Leider wird es oft nicht gemacht, was im Nachhinein viel Geld und Nerven kosten kann. Ohne ein solches Wohnungsübergabeprotokoll und die darin enthaltende Mängelliste ist es nämlich beim Auszug nicht mehr wirklich nachweisbar, ob Schäden oder Mängel an der Wohnung durch den Vormieter oder den Mieter selbst verursacht wurden. Das kann den Mieter dann seine Kaution kosten, die immerhin in den meisten Fällen 2 Monatskaltmieten entspricht.

Das Wohnungsübergabeprotokoll sollte noch vor der Schlüsselübergabe, ganz gleich ob bei Auszug oder Einzug, abgehandelt werden. Dabei geht man gemeinsam durch jeden Raum das Mietobjekts und begutachtet Boden, Wände, Fenster und alle sonstigen relevanten Dinge. Alles wird im Wohnungsübergabeprotokoll genau festgehalten. Es wird sowohl vom Vermieter wie auch vom Mieter und eventuell von Zeugen unterschrieben. Dieses Protokoll dient dann als Beweismittel, sollte der Vermieter nachträglich Reparaturkosten veranschlagen oder der Mieter den Forderungen zum Schadenersatz nicht nachkommen. Beide Seiten sichern sich somit ab. Als Bemerkungen kann zum Beispiel angegeben werden, wie der Mieter den verursachten Schaden in Stand setzt oder ob der Vermieter dafür aufkommt. Bilder können zusätzlich gemacht werden, sind aber nicht zwingend notwendig.

Der Vermieter dokumentiert den Zustand der Wohnung vor dem Einzug zwar oft auch im Mietvertrag, diese reine Aufnahme des Sachverhalts ist vor Gericht aber anfechtbar. Beim Wohnungsübergabeprotokoll hingegen sind die Mieter mit anwesend und bestätigen den Zustand der Wohnung. Die Wohnungsübergabe kann auf diese Weise einvernehmlich und geregelt von Statten gehen.